Custom MCPAnmelden

Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

digitalXL GmbH & Co. KG
Trentiner Ring 2
86356 Neusäß
Deutschland
E-Mail: andreas@digitalxl.de

2. Worum es bei diesem Dienst geht

Custom MCP verbindet die Xentral-Warenwirtschaft eines Kunden mit KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT. Nutzerinnen und Nutzer hinterlegen ihre eigenen Xentral-Instanz-Zugangsdaten und stellen sich daraus MCP-Server zusammen. Über den App-Marktplatz lassen sich weitere eigene Datenquellen und Dienste anbinden, etwa E-Mail-Postfächer, Dateiserver, HTTP-Datenquellen, Paketdienste, Container-Tracking bei Reedereien, die Adressprüfung von Uniserv, amtliche Prüfdienste (Compliance) sowie Freshdesk, Timebutler und absence.io (Abschnitt 7).

Zugriffe auf das Xentral-System erfolgen lesend, ausgenommen die Schreib- und Druck-Tools: Mit den Schreib-Tools kann der Dienst auf Weisung des Kunden Artikel, Kunden mit Adressen und Aufträge anlegen und ändern sowie Aufträge stornieren; jeder Schreibvorgang wird vorab angezeigt, erst nach Bestätigung ausgeführt und mit dem bisherigen Stand verschlüsselt gesichert (90 Tage, Abschnitt 10). Löschen kann der Dienst in der Warenwirtschaft nicht. Die Druck-Tools erzeugen erst nach ausdrücklicher Bestätigung Druckaufträge für Belege und Etiketten auf den Druckern deines Xentral-Systems.

3. Aufruf der Website

Beim Aufruf werden durch unseren Hosting-Dienstleister automatisch Server-Protokolle erzeugt. Sie enthalten insbesondere die IP-Adresse des anfragenden Geräts, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, den HTTP-Statuscode sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem. Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Seite auszuliefern, und dienen der Betriebssicherheit sowie der Fehlersuche.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im stabilen und sicheren Betrieb des Dienstes. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen oder eine Auswertung zu Werbezwecken findet nicht statt.

4. Registrierung und Anmeldung

Für die Nutzung ist ein Konto erforderlich. Dabei verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse sowie – sofern du sie angibst – deinen Namen und deinen Firmennamen. Die Anmeldung erfolgt ohne Passwort über einen Anmeldelink, den wir dir per E-Mail zusenden. Zu diesem Zweck speichern wir einen zufälligen Token zusammen mit der E-Mail-Adresse; er ist 60 Minuten gültig und lässt sich nur einmal verwenden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Verarbeitung zur Bereitstellung des Nutzerkontos und zur Erfüllung des Nutzungsvertrags erforderlich ist.

Teammitglieder: Lädt dich ein Kontoinhaber in sein Team ein, speichern wir in seinem Konto deine E-Mail-Adresse, optional deinen Namen, deine Rolle (Verwalter oder Mitglied), die für dich freigegebenen MCP-Server, ob du KI-Assistenten schreibenden Zugriff geben darfst, die Adresse der einladenden Person sowie die Zeitpunkte von Einladung, Annahme und letzter Anmeldung, und schicken dir eine Einladungsmail mit einem sieben Tage gültigen Link. Verbindest du deinen KI-Assistenten mit einem MCP-Server, speichern wir diese App-Verbindung zu deiner Person; sie lässt sich einzeln widerrufen. Hast du Zugang zu mehreren Konten, merkt sich ein kurzlebiges Cookie nach der Anmeldung für die Kontoauswahl deine Adresse (Abschnitt 13). Die Daten verarbeiten wir im Auftrag des Kontoinhabers (Abschnitt 16). Entfernt er dich aus dem Team, löschen wir deinen Teamzugang und widerrufen deine App-Verbindungen sofort; löscht er sein Konto, wird alles gelöscht.

Hinweise zur Einrichtung: Steht deine Xentral-Verbindung, ist aber einen Tag nach der Registrierung noch keine Anfrage aus einem KI-Assistenten angekommen, schicken wir dir einmalig einen Hinweis, wie du die Connector-URL in deinem KI-Tool hinterlegst. Sind drei Tage nach der Registrierung weniger als fünf Felder deines Xentral-Systems erklärt, erinnern wir dich einmalig daran, die Bedeutung deiner Freifelder und Merkmale zu hinterlegen. Dafür prüfen wir nur, ob es bereits Tool-Aufrufe gibt und wie viele Felder erklärt sind, und vermerken am Konto, wann wir die jeweilige Mail verschickt haben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, dir die Einrichtung des Dienstes zu erleichtern.

5. Deine Xentral-Zugangsdaten und weitere Zugänge

Um Daten aus deiner Warenwirtschaft abrufen zu können, hinterlegst du die Xentral-ID deiner Instanz und einen Personal Access Token aus Xentral. Diese Angaben werden AES-GCM-verschlüsselt gespeichert und ausschließlich verwendet, um die von dir ausgelösten Abfragen gegenüber deiner Xentral-Instanz zu authentifizieren. Der Token wird bei jeder Abfrage aus dem verschlüsselten Speicher gelesen und nirgends sonst abgelegt; du kannst ihn in Xentral jederzeit löschen.

Für die Apps aus dem Marktplatz (Abschnitt 7) speichern wir zusätzlich:

  • Dateiserver (FTP, FTPS, SFTP): Name, Zweck, Protokoll, Host, Port, Benutzername, Ordner und Dateimuster, das Passwort AES-GCM-verschlüsselt, außerdem Zeitpunkt und Ergebnis des letzten Verbindungschecks sowie den Fingerabdruck des Server-Schlüssels beziehungsweise Zertifikats, mit dem wir spätere Verbindungen absichern;
  • E-Mail-Postfächer (IMAP/SMTP): Name, Zweck, Server, Ports, Verschlüsselungsart und Benutzernamen, die Passwörter AES-GCM-verschlüsselt, dazu die Schalter für Antworten und Senden sowie Zeitpunkt und Ergebnis des letzten Verbindungschecks;
  • HTTP-Datenquellen: Name, Zweck und URL, optionale Header und Passwörter AES-GCM-verschlüsselt sowie gegebenenfalls einen Benutzernamen;
  • Paketdienste, Reedereien, Uniserv, Freshdesk, Timebutler und absence.io: deine Zugangsdaten beziehungsweise API-Schlüssel AES-GCM-verschlüsselt, gegebenenfalls eine nicht geheime Kennung zur Anzeige (etwa eine Kundennummer oder die letzten Zeichen des Schlüssels), deine Schalter und Limits sowie Zeitpunkt und Ergebnis der letzten Prüfung; für Retourenetiketten außerdem deine Rücksendeadresse;
  • Compliance: deine eigene USt-IdNr., wenn du sie für die Abfrage beim Bundeszentralamt für Steuern hinterlegst.

Der Schlüssel für die Verschlüsselung liegt getrennt von der Datenbank. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Daten aus deinem Xentral-System

Wenn ein von dir eingerichteter MCP-Server eine Auswertung ausführt, werden die dafür benötigten Daten – etwa Artikel-, Auftrags-, Rechnungs- oder Kundendaten – im Moment der Anfrage direkt aus deinem Xentral-System geladen, verarbeitet und als Antwort an den von dir verbundenen KI-Assistenten übergeben.

Diese Inhalte werden von uns nicht dauerhaft gespeichert. Sie werden weder in unserer Datenbank abgelegt noch zu Trainingszwecken verwendet noch an Dritte weitergegeben – außer auf deine Anweisung an die Dienste, die du über Apps anbindest (Abschnitt 7). Wohin die Antwort übertragen wird, bestimmst du selbst, indem du deinen MCP-Server bei einem KI-Anbieter hinterlegst; für dessen Verarbeitung gilt die Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters. Ausgenommen von der Speicherung sind die verschlüsselten Sicherungen von Schreibvorgängen (Abschnitt 10) und Retourenetiketten, die eine Adresse aus deinem Xentral-System enthalten können (Abschnitt 7).

Tool-Check: Kurz nach dem Einrichten einer Xentral-Verbindung und danach jede Nacht prüfen wir automatisch, ob unsere lesenden Auswertungen mit dieser Verbindung funktionieren. Dazu lesen wir einige jüngere Belege und einen Artikel als Testwerte und führen jede lesende Auswertung einmal damit aus. Die Antworten werten wir nur im Arbeitsspeicher aus; gespeichert wird je Auswertung nur, ob sie funktioniert hat, Zeitpunkt, Laufzeit und eine etwaige Fehlermeldung, in der die Testwerte durch Platzhalter ersetzt sind. Schreib- und Druck-Tools sowie die übrigen Apps sind davon ausgenommen. Du kannst den Stand über deine MCP-Server abrufen (kiuser_tool_check); wir nutzen ihn nur, um Fehler zu erkennen und zu beheben.

7. Apps aus dem Marktplatz

Weitere Datenquellen installierst du selbst im App-Marktplatz; mit der Installation bestätigst du die Beschreibung der App im Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Abschnitt 16). Für alle Apps gilt: Wir rufen Daten nur auf Anfrage über deine MCP-Server ab, übergeben sie an deinen KI-Assistenten und speichern sie nicht dauerhaft, soweit unten nichts anderes steht.

Dateiserver (FTP, FTPS, SFTP): Wir greifen nur lesend auf den von dir festgelegten Ordner zu, laden eine passende Datei im Moment der Anfrage, lesen sie ein und übergeben den angefragten Ausschnitt an deinen KI-Assistenten. Damit das Weiterblättern in derselben Datei sie nicht jedes Mal neu überträgt, bleibt die eingelesene Datei bis zu fünf Minuten im Arbeitsspeicher der jeweiligen Server-Instanz, nicht in einer Datenbank. Wählst du unverschlüsseltes FTP, werden Zugangsdaten und Dateien ohne Transportverschlüsselung übertragen; darauf weisen wir bei der Einrichtung hin.

E-Mail-Postfächer: Hinterlegst du ein eigenes Postfach, rufen die Tools auf Anfrage Mails per IMAP ab (Ordner auflisten, Suchen, Lesen) und übergeben die Inhalte an deinen KI-Assistenten; Anhänge zeigen sie ihm nur mit Name, Typ und Größe. Gespeichert werden die Mails bei uns nicht. Antworten und neue Mails verschicken wir über deinen Postausgangsserver nur, wenn du die jeweiligen Schalter je Postfach einschaltest, und stets erst nach einer Vorschau mit allen Empfängern und Anhängen und deiner ausdrücklichen Bestätigung; dafür halten wir einen zufälligen Token 15 Minuten im Zwischenspeicher. Bei Antworten übernehmen wir den Empfänger ausschließlich aus der beantworteten Mail, bei neuen Mails bestimmst du die Empfänger. Als Anhang kommen auch Belege aus Xentral (etwa Rechnungen oder Lieferscheine als PDF), Anhänge vorhandener Mails und Dateien von deinen Dateiservern in Frage; sie gehen direkt aus dem Quellsystem in die Nachricht, ohne deinem KI-Assistenten übergeben zu werden, und bleiben nur für die Dauer des Versands im Arbeitsspeicher. Eine Kopie jeder gesendeten Mail legen wir im Gesendet-Ordner deines Postfachs ab. Für ausgehende Mails gelten Tageslimits je Konto.

HTTP-Datenquellen: Hinterlegst du eine Export-URL, ruft das Tool sie auf Anfrage ausschließlich per GET ab – die Adresse ist fest hinterlegt, die KI darf höchstens Abfrageparameter anhängen, sofern du das erlaubst – und übergibt den angefragten Ausschnitt an deinen KI-Assistenten. Wie bei Dateiservern bleibt die eingelesene Antwort bis zu fünf Minuten im Arbeitsspeicher der jeweiligen Server-Instanz, nicht in einer Datenbank.

Paketdienste (UPS, FedEx, GLS, Hermes): Mit den Zugangsdaten deiner Paketdienst-Konten fragen wir auf Anfrage den Sendungsstatus ab – zu Trackingnummern aus deinen Xentral-Lieferscheinen und -Sendungen oder zu Nummern, die du nennst. An den Paketdienst gehen dabei nur die Trackingnummern und deine Zugangsdaten. Die Antworten des Paketdienstes (Status, Zustellort und -zeit, gegebenenfalls der Name der annehmenden Person) speichern wir nicht; nur das Zugriffstoken bleibt bis zu seinem Ablauf im Zwischenspeicher. Erlaubst du für einen Paketdienst Retourenetiketten, erstellt die KI auf deine Anweisung nach Vorschau und Bestätigung ein Etikett. Dazu übermitteln wir Name, Anschrift und – falls angegeben – E-Mail-Adresse und Telefonnummer der absendenden Person (in der Regel dein Kunde, angegeben im Chat oder übernommen aus dem Xentral-Auftrag) sowie deine Rücksendeadresse an den Paketdienst. Die Etikettendatei mit der Adresse der absendenden Person speichern wir 30 Tage; sie ist im Dashboard und über einen nicht erratbaren Link abrufbar, den du weitergeben kannst.

Container-Tracking (Maersk, Hapag-Lloyd): Mit deinen Entwickler-Zugängen der Reedereien fragen wir auf Anfrage die Ereignisse zu den Container-, B/L- oder Buchungsnummern ab, die du nennst. An die Reederei gehen nur diese Nummern und deine Zugangsdaten, keine Daten aus deinem Xentral-System. Die Antworten bleiben bis zu zehn Minuten im Zwischenspeicher, die Zugriffstoken bis zu ihrem Ablauf.

Adress-, E-Mail- und Telefonprüfung (Uniserv): Mit dem API-Key deines Kontos bei der Uniserv GmbH übermitteln wir auf Anfrage die zu prüfenden Anschriften (Straße und Hausnummer oder Postfach, PLZ, Ort, Ortsteil, Land), E-Mail-Adressen oder Telefonnummern an Uniserv. Prüfst du einen Kunden oder Auftrag aus Xentral, gehen keine Namen, Firmennamen oder Adresszusätze an Uniserv; einen Firmennamen übermitteln wir nur, wenn du ihn bei einer freien Prüfung selbst angibst. Uniserv ist dein Vertragspartner und rechnet die Prüfungen über dein Kontingent ab; die Ergebnisse bleiben bis zu 24 Stunden im Zwischenspeicher, damit Wiederholungen nichts kosten. Korrekturen gelangen nur über die Schreib-Tools mit Vorschau und Bestätigung in dein Xentral-System (Abschnitt 10).

Compliance (amtliche Prüfdienste): Installierst du die App, fragen wir auf deine Anweisung Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beim Bundeszentralamt für Steuern beziehungsweise über VIES der Europäischen Kommission ab, Schweizer UIDs beim UID-Register des Bundesamts für Statistik (auf Wunsch auch eine Suche mit Firmenname und PLZ oder Ort) und polnische Nummern zusätzlich in der „Biała lista“ des polnischen Finanzministeriums. Dabei übermitteln wir die angefragte Nummer, bei qualifizierter Abfrage Firmenname und Anschrift – wie du sie angibst oder wie sie im Kundenstamm deines Xentral-Systems stehen – sowie deine hinterlegte eigene USt-IdNr. Die Antworten bleiben höchstens 24 Stunden im Zwischenspeicher. Die öffentlichen Sanktionslisten der EU, der Schweiz (SECO), des Vereinigten Königreichs (FCDO), des UN-Sicherheitsrats und der USA (OFAC, Handelsministerium) laden wir täglich und durchsuchen sie bei uns; Kundennamen verlassen dabei unsere Plattform nicht. Ebenso laden wir die öffentlichen Wochenberichte des EU-Schnellwarnsystems Safety Gate und gleichen sie bei uns mit EAN, Hersteller und Herstellerartikelnummer deiner Artikel aus Xentral ab. Auf Wunsch fragen wir außerdem die öffentlichen Verzeichnisse der stiftung ear mit Hersteller- oder Markennamen ab, prüfen EORI-Nummern bei der Europäischen Kommission und rufen Euro-Referenzkurse der EZB ab. Wir reichen die amtlichen Daten unverändert weiter und bewerten sie nicht.

Freshdesk: Installierst du die App und hinterlegst Adresse und API-Schlüssel deines Helpdesks, rufen wir auf Anfrage Tickets samt Verlauf, Kontakte, Firmen, Agenten und Gruppen, Bewertungen, Zeiteinträge, Wissensdatenbank und Textbausteine ab – höchstens das, was der Agent sehen darf, dessen Schlüssel du hinterlegst. Anhänge listen wir nur mit Name, Typ und Größe. Abgerufene Inhalte bleiben höchstens fünf Minuten (Tickets, Verläufe, Bewertungen, Zeiteinträge) beziehungsweise 30 Minuten (Kontakt- und Firmenangaben, Bezeichnungen, Wissensdatenbank, Textbausteine) im Arbeitsspeicher, nicht in einer Datenbank. Schaltest du Schreiben, Antworten an Kunden, Weiterleiten oder Löschen und Zusammenführen ein (vier eigene Schalter), führen wir die jeweiligen Vorgänge nur nach einer Vorschau und deiner Bestätigung aus; Antworten und neue E-Mails verschickt Freshdesk aus deinem Support-Postfach, Weiterleitungen gehen an die Empfänger, die du bestimmst. Gelöschte Tickets landen im Freshdesk-Papierkorb und lassen sich wiederherstellen; das Zusammenführen von Tickets kann Freshdesk nicht rückgängig machen.

Timebutler und absence.io: Installierst du eine dieser HR-Apps und hinterlegst deinen Zugang, rufen die Tools auf Anfrage Daten deiner Beschäftigten ab – je nach App etwa Mitarbeiter, Abwesenheiten, Urlaubskonten, offene Anträge, Anwesenheit, Arbeits- und Stempelzeiten sowie bei Timebutler Personal & Gehalt, sofern dein Zugang sie liefert, Personalakte, Gehälter und Vertragsfristen. Der Zugriff ist ausschließlich lesend; abgerufene Inhalte bleiben höchstens 30 Minuten im Arbeitsspeicher, nicht in einer Datenbank. Abwesenheitsgründe, aus denen sich Gesundheitsdaten ergeben können (etwa Krankheit oder Arztbesuch), Krankheitsstunden im Zeitkonto, besonders schützenswerte Personalangaben (etwa Bankdaten, Steuer-ID, Sozialversicherung, Konfession, Schwerbehinderung) und Einzelgehälter geben wir nur aus, wenn du den jeweiligen Schalter in der Verbindung ausdrücklich einschaltest. Beachte als Arbeitgeber deine eigenen Pflichten gegenüber deinen Beschäftigten; wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in deinem Auftrag (Abschnitt 16).

8. MCP-Server und API-Schlüssel

Zu jedem von dir angelegten MCP-Server speichern wir den Namen, eine öffentliche Kennung für die Adresse, deine Tool-Auswahl, die Zuordnung deiner Verbindungen und Datenquellen, optionale eigene Beschreibungstexte sowie den Zeitpunkt der letzten Nutzung. Der API-Schlüssel selbst wird ausschließlich als SHA-256-Hash gespeichert – im Klartext wird er dir nur einmal direkt nach der Erzeugung angezeigt und ist für uns danach nicht mehr einsehbar.

9. Nutzungsstatistik und Abfragelimit

Zu jedem Tool-Aufruf protokollieren wir, welcher Server welches Tool aufgerufen hat, ob der Aufruf erfolgreich war, wie lange er gedauert hat und wann er stattfand. Diese Aufzeichnung dient der Abrechnung des vereinbarten Abfragevolumens sowie der technischen Überwachung. Sie enthält keine Inhalte der Abfragen und keine IP-Adressen. Zusätzlich führen wir je Konto einen Zähler für das tägliche Abfragelimit.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

10. Schreibzugriff und Änderungsprotokoll

Mit den Schreib-Tools kann ein Tool auf deine Anweisung Artikel, Kunden mit Adressen und Aufträge in deinem Xentral-System anlegen und ändern sowie Aufträge stornieren; löschen kann es dort nichts. Jede Änderung wird vorher als Vorschau mit bisherigem und künftigem Stand angezeigt und erst ausgeführt, wenn du sie bestätigst. Die Bestätigung ist 15 Minuten gültig und an genau die angezeigte Änderung gebunden; Vorschauen ohne tatsächliche Änderung speichern wir nicht. Schreibende Tools kannst du je MCP-Server über die Tool-Auswahl abwählen; Teammitglieder können KI-Assistenten nur dann schreibenden Zugriff geben, wenn der Kontoinhaber es erlaubt hat.

Zu jedem ausgeführten Schreibvorgang speichern wir ein Änderungsprotokoll: Zeitpunkt, auslösende Person beziehungsweise auslösendes Konto, MCP-Server, Tool, betroffener Datensatz, Ergebnis, die geänderten Felder mit altem und neuem Wert sowie eine Sicherung des Datensatzes vor und nach der Änderung. Inhalte und Sicherungen liegen AES-GCM-verschlüsselt. Die Sicherung kann personenbezogene Daten enthalten, etwa Adressdaten eines Kunden. Sie dient ausschließlich dazu, Änderungen nachvollziehen und rückgängig machen zu können; das Protokoll kannst du jederzeit im Dashboard einsehen.

Die Einträge werden 90 Tage nach dem Schreibvorgang gelöscht, früher mit der Verbindung beziehungsweise dem Konto. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit Daten deiner Kunden betroffen sind, handeln wir als Auftragsverarbeiter (Abschnitt 16).

11. Nachrichten, Wünsche und Anfragen an uns

Im Dashboard oder über die Plattform-Tools deines MCP-Servers kannst du uns Nachrichten schreiben, etwa Fragen oder Problemmeldungen. Wir speichern dazu Betreff, Text, Zeitpunkt und wer geschrieben hat (Konto oder Teammitglied); kommt die Nachricht über ein Tool aus deinem KI-Assistenten, wird das mit dem Namen des MCP-Servers vermerkt. Wir antworten im selben Verlauf und informieren die E-Mail-Adresse des Kontos über neue Antworten; unsere Ansprechpartner erhalten eine E-Mail über neue Nachrichten. Bitte schreib keine Zugangsdaten und keine personenbezogenen Daten Dritter in Nachrichten, die für das Anliegen nicht nötig sind.

Themen ohne Rückmeldung schließen sich 14 Tage nach unserer Antwort automatisch; geschlossene Themen löschen wir zwölf Monate nach dem Schließen, spätestens mit dem Konto. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Support im Rahmen der Nutzung des Dienstes).

Ebenso kannst du uns Tool-Wünsche melden – Fragen, die mit den vorhandenen Tools nicht zu beantworten waren. Wir speichern dazu den Wunsch, eine optionale Beispielfrage und Datenquelle, den Absender (Konto oder Teammitglied, gegebenenfalls mit dem Namen des MCP-Servers) und den Zeitpunkt; unsere Ansprechpartner erhalten eine E-Mail darüber, unser Status und unsere Rückmeldung sind für dich sichtbar. Bitte beschreibe nur die Art der Frage, ohne Kundennamen oder Beträge. Tool-Wünsche löschen wir mit dem Konto.

Über das Formular „Deine Software fehlt?“ auf unserer Website (etwa auf den App-Seiten) kannst du auch ohne Konto anfragen, dass wir eine weitere Software anbinden. Wir speichern dazu den Namen der Software, deine E-Mail-Adresse, deine optionale Nachricht, die Seite, von der die Anfrage kam, den Zeitpunkt und – wenn du angemeldet bist – dein Konto. Unsere Ansprechpartner erhalten eine E-Mail über die Anfrage; wir antworten dir per E-Mail. Gegen Missbrauch zählen wir Anfragen je IP-Adresse für einen Tag in unserem Zwischenspeicher, die IP-Adresse wird dabei nicht zusammen mit der Anfrage gespeichert. Anfragen löschen wir spätestens zwölf Monate nach Eingang, auch wenn du dein Konto vorher löschst. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung deiner Anfrage, vorvertragliche Maßnahme).

12. Löschung des Kontos

Du kannst dein Konto jederzeit selbst löschen: im Konto unter „Konto löschen“. Zur Sicherheit senden wir dir zuvor eine E-Mail mit einem 60 Minuten gültigen Bestätigungslink; gelöscht wird erst nach deiner Bestätigung auf der verlinkten Seite. Mit dem Konto löschen wir alle zugehörigen Daten: Xentral-Verbindungen samt Zugangsdaten, Feldbedeutungen, Schreibvorgänge samt gesicherten Ständen und Ergebnisse des Tool-Checks, installierte Apps mit ihren Verbindungen und Zugangsdaten (Dateiserver, E-Mail-Postfächer, HTTP-Datenquellen, Paketdienste, Reedereien, Uniserv, Compliance-Einstellungen, Freshdesk, Timebutler, absence.io), Retourenetiketten, MCP-Server samt API-Schlüsseln und App-Verbindungen, Teammitglieder, Nachrichten und Tool-Wünsche an uns sowie die Nutzungsstatistik. Über die Löschung erhältst du eine abschließende E-Mail. Anfragen über das Formular „Deine Software fehlt?“ hängen nicht am Konto und werden nach der in Abschnitt 11 genannten Frist gelöscht.

Eine Begrenzung kostenloser Testzugänge je E-Mail-Domain gibt es nicht mehr; Zähler dafür führen wir nicht mehr.

13. Cookies und Speicherung im Browser

Dieser Dienst setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies ein. Es findet keine Analyse des Nutzungsverhaltens statt, es werden keine Werbe- oder Tracking-Cookies gesetzt und keine Skripte Dritter eingebunden. Konkret sind das:

  • ein Anmelde-Cookie, das deine Sitzung nach dem Login aufrechterhält – als signiertes Token, ausschließlich serverseitig lesbar (httpOnly), Laufzeit 30 Tage;
  • ein kurzlebiges Cookie, über das ein neu erzeugter API-Schlüssel oder das Secret einer von dir angelegten App einmalig angezeigt wird – ebenfalls httpOnly, Laufzeit 5 Minuten;
  • ein kurzlebiges Cookie, das nach einer Aktion im Kundenbereich die Bestätigungsmeldung (z. B. „Gespeichert“) überbringt – Laufzeit 20 Sekunden, es wird nach dem Anzeigen sofort gelöscht;
  • ein Cookie, das sich merkt, ob du einen einklappbaren Bereich im Kundenbereich auf- oder zugeklappt hast – es wird nur gesetzt, wenn du selbst darauf klickst, Laufzeit 1 Jahr;
  • ein kurzlebiges Cookie für die Kontoauswahl, wenn deine Adresse Zugang zu mehreren Konten hat – signiert und httpOnly, Laufzeit 15 Minuten, es wird nach der Auswahl gelöscht.

Damit du Custom MCP als App installieren kannst und ohne Netzverbindung eine Hinweisseite erscheint, meldet die Website in deinem Browser außerdem einen Service Worker an. Er legt im Browser-Speicher ausschließlich statische Dateien ab: die Offline-Seite, die App-Symbole, die App-Beschreibung (Manifest) und die Programmdateien der Website. Seiten werden immer frisch vom Server geladen und nie zwischengespeichert; Anmeldung, Schnittstellen und Formulare laufen am Service Worker vorbei. Inhalte aus deinem Konto oder deiner Warenwirtschaft gelangen dadurch nicht in den Browser-Speicher. Du kannst den Service Worker samt Speicher jederzeit über die Website-Einstellungen deines Browsers entfernen.

Da diese Cookies und der Service Worker für den von dir ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich sind, ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung nötig. Ein Cookie-Banner entfällt daher.

14. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zum Betrieb setzen wir Dienstleister ein, die Daten ausschließlich weisungsgebunden für uns verarbeiten. Mit ihnen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO:

  • Vercel Inc. (USA) – Hosting, Auslieferung der Website und Server-Protokolle
  • Neon Inc. (USA) – Datenbank für Konto-, Verbindungs- und Serverdaten sowie die übrigen in dieser Erklärung genannten gespeicherten Daten
  • Upstash, Inc. (USA) – Zwischenspeicher für Zugriffs- und Bestätigungstoken, kurzzeitig zwischengespeicherte Prüfergebnisse und Zähler
  • Resend, Inc. (USA) – Versand der Anmelde-, Bestätigungs-, Einladungs-, Hinweis- und Benachrichtigungsmails

Der Versand unserer E-Mails erfolgt über Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union (Region Irland). Soweit bei den genannten Anbietern eine Verarbeitung außerhalb der EU oder des EWR stattfindet, ist sie durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgesichert.

Keine Auftragsverarbeiter von uns sind die Anbieter der Systeme, die du selbst anbindest – etwa Xentral, die Anbieter deiner E-Mail-Postfächer und Dateiserver, die Paketdienste (UPS, FedEx, GLS, Hermes), die Reedereien (Maersk, Hapag-Lloyd), die Uniserv GmbH, Freshworks (Freshdesk), Timebutler und absence.io. Sie sind deine Vertragspartner; wir übermitteln Daten an sie nur auf deine Anweisung und nur in dem Umfang, den Abschnitt 7 beschreibt. Dasselbe gilt für die amtlichen Stellen, die die Compliance-App auf deine Anweisung abfragt (Bundeszentralamt für Steuern, Europäische Kommission, Schweizer Bundesamt für Statistik, polnisches Finanzministerium, stiftung ear); sie handeln in eigener Verantwortung. Wohin die Antworten deiner MCP-Server gehen, bestimmst du mit der Wahl deines KI-Anbieters (Abschnitt 6).

15. Speicherdauer

  • Anmeldelinks und Bestätigungslinks für die Kontolöschung: 60 Minuten, Einladungslinks für Teammitglieder: 7 Tage, danach automatische Entwertung
  • Konto-, Verbindungs- und Serverdaten: bis zur Löschung des Kontos oder der jeweiligen Verbindung durch dich
  • Teammitglieder: bis zur Entfernung aus dem Team oder zur Löschung des Kontos
  • Änderungsprotokoll und Sicherungen von Schreibvorgängen: 90 Tage, früher mit der Löschung der Verbindung oder des Kontos
  • Tool-Check: je Auswertung nur der letzte Stand, bis zur nächsten Prüfung bzw. zur Löschung der Verbindung oder des Kontos
  • Retourenetiketten: 30 Tage, früher bei Löschung im Dashboard
  • Zwischengespeicherte Ergebnisse der Uniserv-Prüfung und der amtlichen Prüfdienste: höchstens 24 Stunden, Antworten der Reedereien: höchstens zehn Minuten
  • Abgerufene Inhalte von Dateiservern, HTTP-Datenquellen, Freshdesk und HR-Systemen: nur im Arbeitsspeicher, höchstens fünf beziehungsweise 30 Minuten
  • Tageszähler für das Abfragelimit: 24 Stunden
  • Nutzungsstatistik: bis zur Löschung des zugehörigen Kontos
  • Nachrichten an uns: bis zur Löschung des Kontos, geschlossene Themen spätestens zwölf Monate nach dem Schließen
  • Tool-Wünsche: bis zur Löschung des Kontos
  • Anbindungs-Anfragen: spätestens zwölf Monate nach Eingang, Zähler je IP-Adresse: ein Tag
  • Server-Protokolle des Hosters: entsprechend dessen Aufbewahrungsfristen

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere aus Handels- und Steuerrecht, bleiben unberührt.

16. Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden

Soweit über einen MCP-Server personenbezogene Daten aus den angebundenen Systemen eines Kunden verarbeitet werden – etwa Namen und Anschriften seiner Kundschaft aus dem Xentral-System, Inhalte seiner Postfächer, Helpdesk-Tickets oder Daten seiner Beschäftigten aus einem HR-System –, handeln wir als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Dasselbe gilt für die Daten der Teammitglieder, die ein Kunde einlädt. Verantwortlich für diese Daten bleibt der jeweilige Kunde. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nimmt der Kunde in seinem Konto an und kann ihn dort jederzeit abrufen; was der Dienst mit jeder App verarbeitet, beschreibt dessen Anlage 3. Er kann außerdem jederzeit unter der oben genannten Adresse angefordert werden.

17. Deine Rechte

Dir stehen gegenüber uns folgende Rechte zu:

  • Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO)

Für die Ausübung genügt eine formlose Nachricht an andreas@digitalxl.de.

18. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unabhängig davon kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

19. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung. Die Anbieterangaben findest du im Impressum.